29: Email (Introduzione): il problema delle email e come cercare di risolverlo

0. Comunicazioni di servizio Questa puntata sarà per forza di cose più teorica che pratica, ma abbiamo visto che c'è stato un certo seguito nelle puntate più concettuali, come ad esempio quella sul “Cucinare le idee” la puntata 20 (http://www.a2podcast.it). Ci piacerebbe avere quindi un vostro riscontro (sia via email, sia con le recensioni su ApplePodcast, sia nei canali su Telegram). Con questa puntata il podcast compie 1 anno di pubblicazione e per “celebrare” abbiano deciso trattare l’argomento originale con cui volevamo iniziare e col quale abbiamo registrato una primissima serie di puntate del 2018 credo, Roberto mi confermi? Come potete sostenerci Se volete supportare il podcast vi chiediamo con il cuore di fare una recensione su Apple Podcast. In questo fase iniziale tante recensioni ci permetteranno di essere visti da più persone possibili. Se volete sapere come fare una recensione trovate a questo link (https://www.avvocati-e-mac.it/podcast/itunes). Potete anche scriverci a scrivi.a🐌a2podcast.it Il problema delle email Stress Fonte di distrazione Sommersi di email Merlin Mann e la prima idea di soluzione Le regole di base dell’Inbox zero - Cancella - Delega - Rispondi - SE risposta in 5 minuti e meno - Salva per un momento futuro - SE la risposta richiede più di 5 minuti - Fai Link a video su YouTube di Merlin Mann su Inbox Zero (https://www.youtube.com/watch?v=z9UjeTMb3Yk&t=25s) L'ascesa e la caduta di GDT (Get things done (https://it.wikipedia.org/wiki/Detto,_fatto!)) link ad articolo di Cal Newport (https://www.newyorker.com/tech/annals-of-technology/the-rise-and-fall-of-getting-things-done) La storia delle email Sostituzione di memo e telefonate Sostituzione posta ordinaria Comunicazione asincrona Il problema del messaggio istantaneo SMS Whatapp e derivati La mancanza di attrito a spedire una email Il racconto di come IBM quando ha introdotto email ha avuto Crash del server in 3 giorni Cal Newport A World Without Email: Reimagining Work in an Age of Communication Overload (https://amzn.to/3Lc3FXi) versione in inglese Un mondo senza email. Ripensare il lavoro nell'era del sovraccarico informativo (https://amzn.to/3Ld8srz): in italiano Il concetto di “alveare iperattivo” hyperactive hive una email ne scatena mille altre Esempio il CC (copia carbone) Tizio scrive a Caio Cario risponde a Tizio e tutti i CC leggono e … dio non voglia… intervengono Affrontare in modo diverso il problema delle email Scrivere meno e meglio Esempio Appuntamento / incontro Indicare data ed altre 2 / 3 date alternative SE ok data mandare direttamente invio / fissare appuntamento in agenda Indicare oggetto dell’appuntamento Di cosa si parlerà e a chi saranno chieste risposte o chiarimenti Aumentare l’attrito Controintuitivo Rendere più faticoso l’accesso Esempio Io con i clienti fascia oraria in cui possono chiamare, altrimenti fissare un appuntamento telefonico via email MA sto ragionando come creare un sistema automatico per prendere l’appuntamento … Creare un loop di affidabilità Cosa vuol dire? Invece di aprire una “conversazione” di email report settimanale / mensile etc … Fare un email con tutti i quesiti della settimana Ridurre cioè la necessità di usare email Usare un sistema differente di email / alcuni trucchi utili Kanban (https://it.wikipedia.org/wiki/Kanban) Trello (https://trello.com) o simili Su A2 usiamo Todoist e la sua modalità Kanban (https://todoist.com/productivity-methods/kanban) Organizzazione riunioni / incontro Doodle (https://doodle.com/it/) e simili Puntata 26 (http://www.a2podcast.it) Fissare dei momenti nella giornata in cui si guardano le email Dedicareci meno tempo Approccio più effettivo Rendere noto agli altri quando guardate le email e quindi quando o entro quando aspettarsi una risposta Dividere i contesti Email di lavoro Email amici / famiglia Email newsletter Dove ci potete trovare? Roberto: Mac e architettura: mach - dot - net.wordpress.com (https://marchdotnet.wordpress.com/) Podcast settimanale Snap - architettura imperfetta (https://www.spreaker.com/show/snap-archiettura-imperfetta) Filippo: Avvocati e Mac punto it (https://www.avvocati-e-mac.it/) Ci sentiamo tra 2 settimane.