Microsoft 365 in Volle Vaart

In deze aflevering bespreken Ronald en Robert de inzet van Microsoft 365 als generieke voorziening voor duurzaam toegankelijk Informatiebeheer. Een hele mond vol die term! Is de generieke voorziening voor duurzaam toegankelijk Informatiebeheer enkel een term onder IT-architecten? Of is het meer? In deze aflevering spreken we o.a. over:Wat is de generieke voorziening voor duurzaam toegankelijk Informatiebeheer Wat heb je nodig om de generieke voorziening voor duurzaam toegankelijk Informatiebeheer te realiseren Hoe verhoud de Woo zich tot deze generieke voorziening? Onderdelen binnen de generieke voorziening voor duurzaam toegankelijk Informatiebeheer Preportaal e-depot

In deze aflevering bespreken Robert en Ronald de invoering van e-mailarchivering volgens de Capstone methodiek. Steeds meer (overheids)organisaties gaan over op het archiveren van hun mailbestanden. Binnen de Nederlandse overheid wordt dit veelal gedaan op basis van de Capstone methodiek. Maar welke stappen moet je nu doorlopen om e-mailarchivering in te voeren? In deze aflevering spreken we o.a. over:Beleid e-mailarchivering opstellen Belang Proof of Concept Sleutelfunctieregister en Indentity & Access Management Machtiging voor automatische vernietiging Functionele mailboxen Communicatie rondom invoering e-mailarchivering E-mailarchivering en kwaliteitszorg

In deze aflevering bespreken Robert en Ronald e-mailarchivering volgens de Capstone methodiek. Steeds meer (overheids)organisaties gaan over op het archiveren van hun mailbestanden. Binnen de Nederlandse overheid wordt dit veelal gedaan op basis van de Capstone methodiek. Maar wat is dat nu exact? In deze aflevering spreken we o.a. over:Waarom is het beheer van e-mail een probleem? Waarom is e-mailarchivering nodig? Wat is de Capstone methodiek en hoe werk deze? Wat is het sleutelfunctieregister? Waar richt je de e-mailarchivering in binnen Microsoft 365?

In deze aflevering spreken Robert en Ronald over het veranderende werk voor het vakgebied documentair informatiemanagement (DIV). Steeds vaker vinden er archiveringsactiviteiten plaats in Purview binnen Microsoft 365. Dit heeft gevolgen voor de werkwijze en de benodigde kennis binnen dit vakgebied. In deze aflevering spreken we o.a. over: Wat is documentair informatiemanagement (DIV)? Waarom moet documentair informatiemanagement (DIV) twee keer veranderen? Microsoft 365, archivering en de archiefwet. Rol van documentair informatiemanagement (DIV) bij de inrichting van records management in Purview. Kwaliteitssysteem DIV, governance en Microsoft 365 Linkjes zoals genoemd in deze aflevering:Training Microsoft Purview Data Lifecycle and Records Management Ninja: https://techcommunity.microsoft.com/blog/microsoftsecurityandcompliance/become-a-microsoft-purview-data-lifecycle-and-records-management-ninja/3874829 Microsoft Purview Learn: https://learn.microsoft.com/en-us/purview/ 

In deze aflevering bespreken Robert en Ronald het onderwerp Vendor lock-in. Dit is een onderwerp wat van tijd tot tijd 'de kop opsteekt'. Zijn organisaties inderdaad te afhankelijk geworden van Microsoft? In deze aflevering spreken we o.a. over: Wat is vendor lock-in?Kennis van Microsoft 365 vs beeld rondom vendor lock-inKun jij als gebruiker/klant invloed uitoefenen op de ontwikkeling van functionaliteit binnen Microsoft 365 Zijn er mogelijkheden om weer uit de cloud te komen? Wordt de kwaliteit van de Microsoft 365 producten op gebied van privacy en informatieveiligheid getoetst?

In deze aflevering bespreken Robert en Ronald een aantal niet-technische valkuilen die je Microsoft 365 implementatie zullen laten mislukken. We bespreken in dit tweede deel onze vijf meest voorkomende situaties die erin kunnen resulteren dat je op enig moment vast loopt tijdens je implementatie. In deze aflevering spreken we o.a. over:Geen executive sponsor waardoor het onduidelijk is voor de medewerkers in de organisatie waarom een verandering wordt doorgevoerd.DIV gijzelt de invoering van samenwerkingsfunctionaliteit waardoor er geen uitrol mogelijk is terwijl de business graag aan de slag wil.ICT kaapt de tenant en zet alles zo dicht dat het nog geen toegevoegde waarde heeft voor de medewerkers.Geen beheer en sturing op het gebruik van Teams waardoor het een zooitje wordt en medewerkers door de bomen het bos niet meer zien.Wel een licentie aangeschaft maar geen enkele visie op het inzetten van het product.In deel 1 over dit onderwerp bespreken we vijf andere veel voorkomende oorzaken die leiden tot problemen tijdens je implementatie.

In deze aflevering bespreken Robert en Ronald een aantal niet-technische valkuilen die je Microsoft 365 implementatie zullen laten mislukken. We bespreken in dit eerste deel vijf situaties die erin kunnen resulteren dat je op enig moment vast loopt tijdens je implementatie. In deze aflevering spreken we o.a. over:Te zware security maatregelen op de tenant;Geen aandacht voor het borgen van de nieuwe werkwijze Je implementatieproject is té groot gemaaktOnvoldoende tijd beschikbaar voor je veranderopgaveManagement wat haar sturende rol tijdens de veranderopgave niet neemtIn deel 2 over dit onderwerp bespreken we vijf andere veel voorkomende oorzaken die leiden tot problemen tijdens je implementatie. 

 In deze aflevering bespreken Robert en Ronald welke werkzaamheden je allerlei werkzaamheden die mogelijk nog afgerond moeten worden nadat je Teams tijdens Corona 'met stoom en kokend water' hebt ingevoerd.In deze aflevering spreken we o.a. over:Wat vooraf ging toen met de komst van de pandemie werd Teams 'met stoom en kokend water' geïntroduceerd binnen veel organisaties. Of beter gezegd: aangezet en medewerkers moesten zich maar redden.De gevolgen zoals wildgroei aan Teams wegens gebrek aan governanceUitdagingen door beperkte digitale vaardigheid vanwege onvoldoende verandermanagementOp welke onderdelen wordt nu ingezet om de implementatie te voltooien zoals governance, metadata, dataclassificatie (sensitivity labels) en Records Management (archivering)Ondergeschoven kindjes bij voltooiing implementatie.

In deze aflevering bespreken Robert en Ronald de verkiezingsplannen van Pieter Omtzigt hij stelt dat de overheidsarchieven op orde moeten komen. Want geen archief betekent geen geheugen en dat betekent rechteloosheid en willekeur voor de burger. Robert vindt dat dit in de praktijk niet haalbaar zal zijn. In deze aflevering praten we o.a. over:Het voorstel Omtzigt is op zich goed maar in de praktijk niet haalbaar;Het vakgebied van archivarissen en DIV zelf heeft nog steeds geen praktische antwoorden op de archiveringsproblematiek van digitale bestanden;Trend: organisaties worden zich steeds bewuster dat onnodig lang bewaren van informatie hen kan schaden;Praktijk: veel ambtenaren zien belang van dossiervorming niet anders dan procesinformatie om op terug te vallen i.p.v. collectief geheugen;Relatie met Microsoft 365: Beheermogelijkheden van informatie door DIV groter dan ze ooit gehad hebben.

In deze aflevering bespreken Robert en Ronald het governance plan en de relatie van dat plan met je gebruikers.In deze aflevering praten we o.a. over:Wat is een governance plan?Wat moet er in een governance plan staan? Waar raakt het governance plan het werk van de gebruikers en hoe ga je daar mee om? Wat is een service map en waar dient deze voor? Wat neem je op in een service map? Tips bij het opstellen van een governance plan.

In deze aflevering bespreken Robert en Ronald hoe je een levendige Microsoft 365 community opzet.Hoe vaak komt het niet voor dat je in een organisatie één of meerdere Teams sites aantreft met namen als 'Key-users Microsoft 365' of 'Kerngebruikers Teams'? En als je in die Teams kijkt, dan zie je vooral een gebrek aan activiteit... Misschien beantwoordt iemand hier of daar een vraag van een ander iemand... en vraag je je zelf af of dat antwoord wel het juiste is. Je vraagt je vooral af: "Wat is hier gebeurd?"In deze aflevering praten we o.a. over:Wat is het verschil tussen een UG, een SUG en een Champions community?Welke naamgeving kies je voor je community en/of champions program?Waarom wil je een champions community hebben?Waarom wil je een user group hebben?De rol van de moderator.Hoe zet ik een programma op voor de user group?Met welke frequentie houd je bijeenkomsten en via welke kanalen?

Dit is dé Microsoft 365 in Volle Vaart podcast. Een podcast met verhalen uit de praktijk. We hebben het vooral over het dagelijks gebruik van Microsoft 365. Over hoe je als mens overzicht houdt op je werk. En als organisatie grip op je informatie.Als we het echt over techniek willen hebben, nodigen we een gast uit.

In deze aflevering bespreken Robert en Ronald hoe om te gaan met de basisproducten informatievoorziening. Basisproducten informatievoorziening zijn applicaties waar we als organisatie bestanden en data opslaan. Met de komst van OneDrive en Teams komen er voor medewerkers nog weer meer plekken bij waar informatie staat opgeslagen. Wil ik al deze verschillende mogelijkheden wel in de lucht houden? De basis achter deze vraag: Als we niet voortdurend ons afvragen wat de basisproducten zijn, gaan we automatisch steeds meer basisproducten krijgen. Met de bekende gevolgen: dataduplicatie, gebruikers die de weg kwijt zijn, informatie die overal of juist nergens staat, enorme opslagkosten, datalekken. In deze aflevering praten we o.a. over:Is het erg om alle basisproducten informatievoorziening te behouden? Welke applicaties voor bestandsopslag komen we zo al tegen?Waar sla ik wat nu op?Hoe maak je de keuzes om afscheid te nemen van applicaties voor bestandsopslag?Wat zijn de gevolgen gemaakte keuzes?Waar leg ik de gemaakte keuzes vast en hoe communiceer ik hierover naar de organisatie?

In deze aflevering bespreken Robert en Ronald de rol van de executive sponsor bij Teams implementaties en hoe executive sponsors en het management team het implementatieproject kunnen beschadigen. Zo praten we o.a. over:Wat is een executive sponsor en wat is zijn/haar rol?Waar komt de term executive sponsor vandaan?Waarom is de executive sponsor belangrijk?Hoe vind je een executive sponsor en op welk niveau moet een executive sponsor zitten?Wanneer is een executive sponsor geschikt?Welke eigenschappen moet je executive sponsor bezitten?En wat als je geen executive sponsor hebt? Kun je dan wel uitrollen/implementeren?Hoe kan de executive sponsor, dan wel het ontbreken ervan je project beschadigen?Komt alles goed wanneer je een executive sponsor hebt of heb je nog andere personen nodig om het draagvlak en enthousiasme te creëren.Wat als de executive sponsor zijn rol niet neemt? Moet je deze dan heropvoeden?Hoe ziet het ideaal plaatje t.a.v. de executive sponsor eruit.