09 Mind-up your meeting

Das Leben wird so wie Du es gestaltest – klingt einfach und gleichzeitig merken viele Menschen wie herausfordernd dies ist. Und wir erkennen häufig gar nicht wie viele Möglichkeiten und Handlungsspielräume so um uns herum sind. Im Arbeitsleben in unserem Job verbringen wir viel Zeit und auch dort gibt es jede Menge Optionen gut für uns zu sorgen und das Beste aus dem Augenblick rauszuholen. In dieser Folge gibt es einige Perspektiven auf unsere Meetingkultur und Besprechungen – denn dort verbringen wir in der Regle viel Zeit und sind häufig damit sehr unzufrieden. Es gibt viele, verschiedene Untersuchungen und Befragungen zum Thema Meeting-Kultur und Zufriedenheit mit Besprechungen in Organisationen – die Quint-Essenz zusammengefasst: Für rund 58% der Befragten Mitarbeiter sind die Meetings unproduktiv Gründe dafür sind vielfältig: es wird zuviel gejammert, Verantwortung wird abgeschoben, man verliert sich in Details, es wird monologisiert und andere werden abgewertet durch lästern etc. Nur die Hälfte der Protokolle wird überhaupt gelesen Bei Führungskräften ab der mittleren Ebene nimmt die Stundenanzahl an Meeting rapide zu – in manchen Betrieben machen Sie fast 60% der Arbeitszeit aus Reflexionsfragen für Dich: Was müsste sich an den Meetings verändern, damit ich anschließend motiviert und aktiviert herauskomme? Was raubt mir Energie im Meeting und wer weiß davon? Was wäre wenn wir die Meetings nicht mehr stattfinden lassen würden, was wären die Alternativen dazu? Wie verteilen sich die Gesprächsanteile auf die Teilnehmer? Also was sind Basics – wirkliche Grundvoraussetzungen für Besprechungen: Unnötige Meetings vermeiden – also wirklich immer hinterfragen ob es Sinn macht und auch die Teilnehmer auf ein Minimum reduzieren Vor dem Meeting eine Agenda verteilen, dann weiß jeder worum es geht und kann sich vorbereiten Darin findet sich auch das Ziel der Besprechung wieder In der Agenda steht ein Zeitrahmen an dem man sich hält, es gibt neben einem Moderator, einen Zeitnehmer ,der besonders darauf achtet und es gibt jemanden der das Protokoll schreibt Protokolle eher kurz halten, wichtig sind klare, nachvollziehbare to-dos und Verantwortlichkeiten Handys sind im Meetings aus Pünktlichkeit ist Pflicht – das hat auch mit Respekt und Wertschätzung zu tun Miteinander statt Gegeneinander – jeder sollte sich in die Besprechung einbringen und an Lösungen mithelfen OneVoice: nach einem Meeting ist klar wie darüber an die Team berichtet wird Mind-up your meeting – das achtsame Meeting gestalten – hier ein paar Möglichkeiten: Beginne jedes Meeting mit Stille – einfach 2 Minuten Stille bewirken wahre Wunder – man kühlt runter, man kommt an, sortiert sich und hat dann einen ganz anderen Einstiegsfrage an die Teilnehmer: Wie geht es Dir? Was treibt Dich um? Damit holt man jeden im Raum ab, jeder hat seine Punkte kurz angesprochen, ist sie damit los, man weiß wie es dem anderen geht ob jemand Kopfweh hat etc. Alternative Einstiegsfrage: worüber hast Du Dich heute schon gefreut? Fokus wird auf das Positive gelegt und alle werden miteinbezogen Output klären: man bespricht was bei dem Meeting herauskommen soll also nicht nur welche Ziele hat das Meeting sondern ganz konkret, was ist der Output heute, wenn die Besprechung rum ist – das erhöht die Zufriedenheit Zuhören kultivieren: wirklich dem anderen Zuhören mit Offenheit, Präsenz und Wohlwollen und nicht Kopf schütteln, abwerten, aus dem Fenster schauen Gut für den Körper sorgen: ausreichend Sauerstoff, nach einer Stunde eine Pause, ausreichend Getränke wie Wasser oder Tee, Obst, Trockenfrüchte und Nüsse anstelle von Süßigkeiten oder den ritualisierten Gebäcktellern Im Kontakt sein: was bewegt den Einzelnen, Feedback und Rückmeldung geben ist so wichtig– wenn das nicht passiert bleibt Ihr nur an der Oberfläche – sicherlich das braucht ein wenig Übung aber wenn ihr wirklich im Kontakt seid, spürt ihr dieses Verbundensein und ihr entwickelt Euch weiter Perspektiven wechseln: bewusst bei Themen immer wieder unterschiedliche Perspektiven einnehmen – der anderen Abteilungen, der Kunden, der Lieferanten – das hilft und unterstützt das Miteinander und verhindert nur im eigenen Saft zu kochen Am Ende aus meiner Sicht die wichtigste Frage: was war heute gut? Was wollen wir beim nächsten Meeting verändern, was wollen wir verbessern? Was haben wir heute gelernt? Wenn das nicht passiert, gibt es keine Möglichkeit das Ihr Euch als Team verbessert und weiterkommt. Zum Abschluß : nochmal ein – drei Minuten Stille   Die drei Extraportionen Achtsamkeit für Dich in dieser Woche: wähle bewusst mal einen anderen Sitzplatz im üblichen Besprechungsraum – das kannst Du als Vorgesetzter ebenso wie als Teilnehmer ausprobieren – verändere bewusst Deine Perspektive und überlege Dir dabei was könnte man noch verändern, damit alle mit mehr Zufriedenheit aus der Besprechung gehen? Werde Dir Deiner Einstellung zum nächsten Meeting bewusst und wähle für Dich eine andere z.B. im Sinne – was ein Geschenk mit diesen Menschen in dieser bezahlten Zeit zusammen! Suche mind. noch einen Punkt im Meeting für den Du dankbar bist. Beobachte was passiert und wie es Dir damit geht. Mach Deinen Kollegen beim nächsten Meeting mal bewusst eine Freude in dem Du vielleicht einen aufmunternden Spruch auf deren Platz legst, oder Apfelspalten anstelle Keksen auf den Tisch stellst oder irgendeine andere kleine Aufmerksamkeit vorbereitest. Ohne dafür irgendwas zu erwarten. Wenn Du mit Justus in Kontakt kommen möchtest oder Du Fragen oder Wünsche hast, dann maile an: [email protected] Gerne kannst Du Dich auch auf XING, LinkedIn oder facebook mit Justus vernetzen. Regelmäßig veröffentlicht Justus auch Impulse bei Youtube – wenn Du über alle News auf dem Laufenden bleiben möchtest, dann abonniere doch einfach den Newsletter von Mehrwert Achtsamkeit. Wenn Dich die Führungskompetenz Achtsamkeit neugierig macht, dann steige mit dem 6-wöchigen, umfassenden Coaching-Programm „mind-up-your-leadership" ein – Infos dazu unter www.mind-up-your-leadership.de  Justus Ludwig ist ... Mindful Leadership Coach MBSR-Lehrer und Achtsamkeitstrainer (TAA) Systemischer Coach & Berater Dozent für Achtsamkeit in Unternehmen / Corporate Mindfulness Training (CMT) Vortragsredner ... Mensch mit Herz & Verstand und Begeisterung  Besuche www.mehrwert-achtsamkeit.de.   IMPRESSUM Justus Ludwig / Mehrwert Achtsamkeit [email protected] / +49 211 957 86 141 Gebäude 37, Hansaallee 321 40549 Düsseldorf