AI麻瓜心得#1：如何建立一支虛擬工作團隊？

先前我在個人電子報上寫的〈「龍蝦農場」到「一隻就好」：我從OpenClaw到Claude的心路歷程〉意外的得到了許多點閱和迴響。其實原本只是一篇個人學習心得，沒有什麼知識或技術含量（所以只放在個人報上），但或許是因為打中了一些讀者最近覺得迷惑的點，所以引發了共鳴。從寫完那篇之後，我陸續又做了一些實驗和學習。先說一下我的前提：* 我的背景：年輕時寫過幾年程式。雖然現在技術能力早已跟不上時代，但對於技術層次的理解和執行，還算有一點底子。* 目前是行銷方面為主的企業顧問、以及專職的寫作者，平常在鄉下種田；所以實驗會以這些角度為主。* 在轉向Claude系列AI工具之後，最近的實驗著重於兩個方向：* 製作一些小程式：解決我自己和企業內部常見的一些小需求（例如處理行銷部門收集的大量潛在顧客名片），目的在於節省個人時間、連結現有流程中的斷點。* 實驗建立小型的虛擬工作團隊：目的不在於取代真人團隊，而是補強個人能力和效率、短期填補缺少的角色（例如掃描名片的工讀生）。在這個過程中做的一些事，對技術高手來說，可能簡單到令人嗤之以鼻的程度；但也因為這樣，這些「斷點」在缺乏技術高手的狀況下，就會一直在那邊成為工作流程中的瓶頸。這些瓶頸在每個公司、團隊、流程中都不一樣，所以我想做的並不是「開發一個解決問題的系統」，而是「需要AI強化團隊／個人工作能力時所需的基本理解」。所以，我講的不是技術或方法，而是「可以往哪個方向去做」；知道方向之後，技術或方法就只是手段、隨時可以更換、可以與時俱進。希望這些也對或許從事行銷團隊工作的你有點啟發。虛擬工作團隊的概念「怎麼用AI做小工具」比較簡單，但不是這篇的重點，這邊按下不表，先來講一下「虛擬工作團隊」的概念。（這些概念對技術高手來說可能是廢話，但對於企業人員和管理者來說，可能是蠻模糊的觀念，我自己也是不久前才弄懂。所以我就假設企業人員都跟我一樣，以下的解釋都以他們為說明對象，不再贅述。）在真實世界中，團隊就是一群人，有主管、職員、助理等等。在AI的世界中，團隊就是一些稱為「agent」的虛擬人物的組合。也就是說，一個agent就相當於一個員工。在招聘真人員工的時候，主管會先想好這個員工要做什麼、寫好一份工作內容說明（JD，job description）、希望他會哪些技能、甚至希望是什麼個性，再加上工作地點、待遇多少等等條件。而agent的這些條件，就會寫在一份叫做「agent.md」的文字檔案中；也就是說，這份檔案就是這個「虛擬員工」的JD。（AI用的這類文件，大多使用一種叫做「markdown」的純文字格式；你可以自己寫、也可以請AI幫你寫。關於這種格式的詳細介紹，請參考Markdown.tw網站的說明。）建立Agent當你要找一個真實員工的時候，是不是可以問任何一家AI「我想找一個打字很快、頭腦清楚、數字觀念好的秘書，請幫我寫一份JD」，然後貼上求職網站？要建立agent也是一樣，你就跟AI說「請幫我建立一個會整理檔案、會寫社群貼文、會看網站後台數據的agent」，它就會幫你生出一個來了。當然給AI的敘述最好更精確、更有技術細節，得到的結果會更好，也還有一些技巧，但意思是這樣。所謂技巧，也稍微說一下其中一個好了：先找主管在建立團隊時，你不需要一一建立各個agent；可以先招聘（建立）一個在AI團隊體系中叫做「orchestrator」（協調者）的主管；然後告訴他你需要秘書、編輯、美術設計等等員工，請它去幫你建立（寫JD）。所以假設我們有一個主管、一個秘書，它們的定義檔分別是「主管.md」和「秘書.md」（.md來自markdown文件的副檔名）；你也可以幫它們取名字，以後方便呼叫。如果你給了一個工作指示，而「主管.md」判定目前的「秘書.md」不會做，就會招聘（其實是創造）一個新的員工、並且依照你的工作指示，幫新人定義該會的技能。就跟真實世界一樣，在團隊建立之後，你可以將團隊給「主管.md」管，你只要管他就好了；你當然也可以自己一一招聘員工、一個人管所有agent，或是有時越過主管，直接叫agent做事。這些都沒有問題，不過一開始從「有主管」開始，之後會比較省事。所謂「技能」（Skills）在真實世界中，skill就是某項技能，像是打字、整理檔案、寫程式、畫圖等等。一個真實員工可能會這樣的技能：每天來上班時先看email、下載需要處理的附件檔、打開對應的軟體、處理檔案內容、上網查閱相關資料、回覆郵件並附上檔案，可能還要回電話、收傳真，處理事情，最後向主管報告相關處理方式、並且請求裁示。這裡面有幾個重點：1. 固定的處理流程，2. 辨識檔案形式、並使用需要的工具，3. 產出結果，4. 彙整並報告。這幾個重點，也就是AI skill的重點：將需要反覆執行的流程、執行的時間、需要使用的工具、以及你要求的結果，用markdown格式寫成一個叫做「秘書工作.md」的檔案。這個檔案就是一個skill，再叫先前設定好的「秘書.md」去執行這個（和其他）skill，你就有一個能幹的員工了。技能的來源有三種：* 你設計：自己寫「技能.md」定義檔；* 去跟別人學：網路上有些現成的技能檔可以下載，但要注意安全，裡面可能有惡意指令；* 叫主管做：用口語下指示做一遍，完成之後用這個過程叫「主管.md」整理成skill檔。Skill檔寫得越好、用的AI模型越聰明，你的員工就會越能幹。反之，就可能會做傻事、中途停頓、浪費薪水、或是給你錯誤的結果惹你生氣。不過這個在真實世界中也是一樣啦。其他工具順帶一提，前面提到收email、接電話等等，這種連結外部服務的功能叫做「connector」，包裝成一組的專業技能（例如「行銷」、「財務分析」之類）叫做「plug-in」等等。不過這些架構每家AI服務都不太一樣，而且繼續深入會太複雜，所以先不多說，等你弄懂agent團隊的概念是怎麼回事之後，那些就不難理解了。虛擬團隊和真人公司如果你大致弄懂上面講的概念，用真人主管、員工、職務定義、技能、聯絡工具的關係來想像，AI虛擬團隊就沒那麼難懂了。重點是，在AI環境之中，這些角色和技能其實都是一個一個的markdown文字檔；你的AI系統啟動之後，會先讀過這些檔案（因為關掉它可能就忘記了），然後再去做該做的事。而把人（或agent）、技能、工具、通訊方式、工作流程這些東西加起來，其實就是一家公司。這一點對於企業人員來說，根本就是不需要思考的知識吧？所以，我最近在企業內部講解「AI虛擬團隊」觀念時，用的就是這種比擬，目前大家都還聽得懂。如果你到這邊也覺得豁然開朗的話，或許已經在想「我的工作可以如何應用這樣的概念」。前面提過，我的目的不是讓你「裁掉整個行銷部門」，而是透過「強化能力」和「消除流程斷點」的方式來提高效率。還有一些技巧，像是如何有效分配agent角色和技能，以便節省AI算力，則是另外一個角度的事情了。舉例來說，那我們可不可以只用一個agent，但他是擁有30種skill的「超級員工」呢？技術上是可以的，但不建議這樣做；因為在真實世界裡，這樣的員工會累死、要的薪水可能超高、而且他可能會因為記不住所有的事情而丟三落四。我的私人團隊寫到這邊，原本以為一篇可以寫完的，但看起來得分成三篇左右了。這篇最後分享一下我用先前原則建立、目前自己實際在用的私人小團隊（不是幫企業規劃的那種部門團隊）：一開始時的指令也只是類似這樣：我需要一個私人秘書團隊，請先幫我建立一個orchestrator。名字可以指定，也可以AI幫你取。我的第一位部下（我稱他為「管家」）是AI取名的「Sage」。之後下指令：Sage，我需要一個健身教練、一個秘書、一個編輯，他們各自需要做……（工作內容）。可以先講大概、之後再調整（自己改他們的檔案，或叫Sage改），也可以一開始就定義得很清楚。至於圖中多出來一個叫做「Kai」的掃描小助理，是為了實驗名片掃描辨識功能，叫Sage找Ivy做的時候，他說「這個Ivy不會，我另外找個會的來」而登報找來的。以下就是我的團隊內容定義，基本上都是Sage寫的：結語如果到這裡你都看懂了（希望不是因為簡單到可笑），也從我的私人團隊設計中印證了方法，大概就對怎麼建立你的行銷、業務、或是秘書助理團隊有概念了。（還有一種團隊是「程式與產品開發」，但邏輯跟商業管理團隊不同，也不是我的領域，所以這邊就不提了。）事實上，我的第一個實驗並不是這個，而是曾經嘗試建立一個完整的行銷和編輯團隊和流程，但因為自己那時候概念還不夠清楚、目標太大、以及一些技術問題，所以可用、但不到可以實戰的程度。但在這些經驗之後，回頭建立自家用的小團隊時，忽然一切就變得簡單了，也就是你看到的這些；現在我每天早上跟著健身教練的指示運動、等秘書送上資料和處理我的指示、請編輯幫我校稿等等，也算是又過了一點當老闆的癮。而從這個「簡化版」過程中學到的事情，又讓我可以在企業中從下而上（而不是擬定龐大架構的由上而下）協助部門滿足「強化」和「消除斷點」的需求。對於企業流程，我相信理想的設計是即使在「low tech」（低科技）、甚至「no tech」（無科技）的狀況下都能夠實行、而且有一定的效果。當然絕對的「無科技」是不太可能的，但你會發現一件事：這篇文章都沒有談技術，而是在「如何應用AI技術」的前提下講方法和流程。目前為止，我並不建議你在完全沒有技術基礎的狀況下去弄AI agent團隊，但你可以先透過我的經驗，大致先瞭解一下這是怎麼回事，再決定自己要不要試試看。如果真的要做，至少要有個略懂的朋友，否則浪費的時間和成本可能比回收的還多。我自己只能在這邊講，也是因為經常碰壁，當場展示可能出醜；只能自己先走一遍、實驗成功之後才敢去教人。網路上高來高去的火力展示看多了，我寫的東西應該比較像是清粥小菜一碟吧，不過我相信如果你還不是技術高手，而是像我一樣有點年紀的經理人，應該多少有點用處啦。在接下來的續篇中，我會回顧我先前不太成功的虛擬行銷和編輯團隊實驗，以及我在過程和結果中學到的心得。下次見。（本文是手工寫的，但經過Vera校稿和事實查核。😄） Get full access to 傅瑞德的硬派行銷塾 at hardcopy.cafe/subscribe