¿Cómo funciona un archivo histórico?

El Archivo Municipal de Arucas comienza a gestarse a partir del segundo tercio y mediados del siglo XIX, pero la documentación más antigua data de 1784 (libros del pósito, antiguo granero local) y de comienzos del siglo XIX. El Ayuntamiento de Arucas se constituyó a partir de 1813, si bien no fue hasta el 8 de febrero de 1825 cuando se elabora la primera acta del Pleno Corporativo (Libro N.º 1 de Actas de Pleno, folio 9 recto), haciéndose constar en dicha acta que las anteriores a 1825 se habían extraviado. Se sabe que una parte de la documentación que formaba parte del Archivo ha desaparecido hace años, bien por destrucción, en algunos casos según se ha estipulado por el propio Ayuntamiento, o pérdida de la misma, o por sufrir algún tipo de percance (humedades, filtraciones de agua, inundaciones o incendios), o por otras causas. De entre los hechos más curiosos de pérdida de la documentación destacaría, entre otros, el incendio que sufrió parte del archivo el día 5 de marzo de 1875. Para Pedro Marcelino Quintana Miranda, en su obra Historia de Arucas (Ed. Ayuntamiento de Arucas, 1979, página 156) el archivo se encontraba, en aquellos momentos, en una casa particular (sita en la calle León y Castillo, propiedad de D. Pedro Quevedo Espino), sin que se haya aclarado las circunstancias del citado incendio. Sin embargo, según Humberto Pérez Hidalgo, en su obra digital Silencios Rotos (http://www.arucas.org), el incendio se produjo durante el mandato del Alcalde Antonio González González, siendo el mismo intencionado. El autor lo relaciona con los hechos posteriores a la Revolución de La Gloriosa (1868) y a la I República (1873-1874), a las pugnas entre el partido viejo y el partido nuevo, la persecución política del Alcalde Antonio González y a los problemas surgidos con la Iglesia y los sectores más conservadores por la ubicación del edificio de las Casas Consistoriales (construido a partir de 1875 en parte del solar que ocupaba la ermita de San Sebastián). Entre los documentos que se quemaron se encontraban las Actas de las Juntas Gobierno de 1866 a 1875, los años de mayor conflicto entre el Ayuntamiento y la Parroquia por el establecimiento de las Casas Consistoriales en la actual Plaza de la Constitución. El propio Pleno Corporativo ha acordado, en algunos momentos, la destrucción de parte de los documentos administrativos, tal y como aconteció en el Pleno celebrado el día 29 de enero de 1932, en el literalmente se expuso que: “Teniendo en cuenta que en el Archivo municipal existen papeles inútiles que congestionan considerablemente dicha oficina, se acuerda a propuesta de la presidencia, proceder a la quema de todos aquellos que por su antigüedad y condición, no deban conservarse. Para autorizar dicha quema, levantando acta de la misma, se acuerda nombrar una Comisión compuesta de los Sres. Lorenzo Fernández, Vega Rodríguez e Hidalgo Quevedo” (Libro de Actas de Pleno N.º 44, folio 232 vuelto, 29-I-1932). En cuanto al estado de conservación general de la documentación es variable, algunos documentos han sido mutilados (por ejemplo a muchos documentos del siglo XIX aparecen cortados, faltándoles el sello de papel que tenían), algunos expedientes no se encuentran completos, varias series documentales presentan lagunas, etc. En la actualidad se conservan en el Archivo Municipal unos 18.304 archivadores del tipo definiclas, más otra documentación depositada en otro tipo de contenedores (diversas cajas, armarios metálicos, etc.) y sin contar otros documentos depositados en las diversas oficinas. Se estima que el volumen total de la documentación administrativa e histórica en todo el Ayuntamiento superaría los 19.000 archivadores. Dicha documentación se encuentra dispersa en varios edificios municipales. La documentación, en su conjunto, ocupa aproximadamente unos 2.288 m. lineales, repartidos en 508 m2 de superficie, que equivaldrían a unos 381 m3 de volumen, si bien se estima que este volumen de documentación almacenada aumentará en breve, debido a la ampliación y crecimiento del denominado archivo administrativo e intermedio. La documentación que conforma el archivo municipal se puede clasificar en los siguientes fondos: - Fondo de documentación en papel e impresa. Es el mayor de todos los fondos (se estima en unos 19.000 archivadores). - Fondo fotográfico. Conformado por fotografías de placas de cristal (unas 29), analógica-química (la mayor parte) y digital. Actualmente en fase de catalogación, existen más de 3.000 fotografías analógicas y más de 700 archivos de fotografías digitales. - Fondo de audio. Sobre todo conformado por cintas de casete. - Fondo audiovisual. Conformado, especialmente, por cintas de vídeo VHS y DVD. - Fondo digital. Conformado por copias de archivos de textos, imágenes, bases de datos, etc., en formato CDs, disquetes, etc. La serie documental más voluminosa es la de Urbanismo y entre las series documentales ya cerradas destacan, entre otras, el Juzgado Municipal y la sección de Quintas. El Archivo Municipal es administrativo e histórico. La mayor parte del histórico (unos 8.645 archivadores) se encuentra depositado en la planta semisótano del edificio sito en la C/Médico Anastasio Escudero Ruiz, N.º 3 (más unos 707 archivadores en la Casa de la Cultura). Mientras que el mayor volumen de la documentación administrativa (unos 7.952 archivadores) se ubica en otras dependencias, como las Oficinas Municipales (C/Alcalde Suárez Franchy, N.º 11). El histórico está conformado por la documentación que posee una antigüedad igual o superior a cien (100) años (según normativa), si bien en casi todos los archivos históricos municipales se conserva documentación con una antigüedad igual o superior a cincuenta (50) años. Luego estaría el archivo denominado intermedio, que abarcaría entre cincuenta (50) y diez (10) años de antigüedad. Mientras que el Administrativo está conformado por la documentación con una antigüedad inferior a los 10 años. Que se sepa el Archivo Municipal, según nos han comentado diversos funcionarios y funcionarias, como D.ª María del Carmen Medina Marrero, D. José Antonio Álvarez Álvarez, D. Domingo Marrero Penichet, etc., así como según lo investigado por Alicia Hernández Padrón ha estado concentrado, en estos últimos cincuenta años en las siguientes dependencias: 1.º Como no podía ser de otra manera, primero estuvo custodiado en las Casas Consistoriales, sitas en la Plaza de la Constitución, N.º 1 (hasta comienzos de los años 70 del siglo XX). En este edificio se habilitó, en un momento dado, una habitación de unos 20 metros cuadrados y 11 metros de estanterías para depositar la documentación municipal. Si bien se considera, según A. Hernández y M. Martín que: “Debido al grosor documental que en este censo se describe, pensamos que se trataba exclusivamente del material administrativo del momento y que los documentos más antiguos estaban relegados a otro espacio sin que se potenciara su utilización. De hecho, se comenta en el informe que el uso del Archivo era restringido y no se establecía ningún horario de consulta. Esta situación podría responder a la situación sociopolítica de la época, puesto que la necesidad de información siempre ha estado presente”. D. José Antonio Álvarez Álvarez, antiguo funcionario, que, entre otros ejerció de auxiliar administrativo, administrativo, Jefe de Protocolo y Secretario Particular, nos comentó que a finales de los años 40 y comienzos de los 50 existía una habitación en las Casas Consistoriales en la que estaba depositada el Archivo. En dicha habitación la documentación era almacenada y depositada sin orden, ni concierto. En un censo de archivos de los años 60 del siglo XX se detallan que, en esos momentos, el archivo estaba conformado por 1.380 legajos, 45.523 expedientes, 2.080 carpetas, 170.000 documentos, 187 manuscritos, 26 libros impresos, 3.400 planos y 15 sellos documentales. 2.º Luego se ha depositado en diversas dependencias, como en el edificio sede del Museo Municipal de Arucas (antigua Casa del Mayorazgo y de la familia Gourié), sito en la Plaza de la Constitución, N.º 3 (aproximadamente a mediados de la década de los 70, hasta aproximadamente 1984, si bien existían archivadores hasta hace unos 9 años). También se depositó parte del Archivo en las denominadas dependencias de la Escuela Taller. Según el testimonio de algunos antiguos Concejales y funcionarios la documentación depositada en la antigua casa del Mayorazgo se encontraba en pésimas condiciones de conservación, pues en algunos casos se depositaron archivadores y documentos entre escombros y restos de obra. 3.º Posteriormente, se trasladó a la Casa de la Cultura, sita en la calle Gourié, N.º 3 (una parte aproximadamente desde 1974-1978 hasta 1994). 4.º Después, volvió a la antigua 3.ª planta (demolida a raíz de las obras de restauración ejecutadas en 2007) de las citadas Casas Consistoriales (desde 1994 hasta 2004). 5.º Asimismo, parte de la documentación del Archivo ha estado dispersa en diversos inmuebles propiedad del Ayuntamiento, que estuvieron desocupados. 6.º A finales del año 2004 se procede a trasladar la documentación que se encontraba depositada en la 3.ª planta de las Casas Consistoriales al semisótano de la calle Médico Anastasio Escudero Ruiz, N.º 3. Hoy día, además de la documentación depositada en el citado semisótano existe documentación en varias dependencias municipales, como la Casa de la Cultura y las Oficinas Municipales Cabe destacar la labor meritoria y profesional de todo el personal técnico que en estos últimos 20 años han realizado en el Archivo, sobre todo en cuanto a la conservación y clasificación de documentos se refiere. Especial mención merece la dedicación a las labores de protección e inventario de la documentación y, sobre todo, la preocupación por dotar al Archivo de los medios suficientes de la técnica Alicia de J. Hernández Padrón, verdadera impulsora del actual Archivo Municipal. Actualmente el archivo está siendo consultado, sobre todo, por algunos departamentos municipales (Estadísticas, Urbanismo, Desarrollo Local y Actividades Clasificadas, sobre todo). También es consultado por algunos investigadores y por la ciudadanía general. Según las estadísticas elaboradas durante el período de octubre-noviembre de 2012, las consultas y transferencias realizadas en el Archivo han sido las siguientes: - Consultas internas: 20 (sobre todo Urbanismo, Actividades Clasificadas y Estadísticas). - Consultas externas (ciudadanía): 1. - Consultas externas (investigadores/as): 1. - Transferencias de documentación de otros departamentos al Archivo: 10. Con fecha de 28 de diciembre de 2012, el Pleno Corporativo acordó aprobar la Ordenanza reguladora del Archivo Municipal de Arucas (que entró en vigor a partir del 1 de mayo de 2013 con la publicación en el Boletín Oficial de la Provincia de Las Palmas). Tal y como se expresa en la exposición de motivos: “La conservación y organización del Patrimonio Documental Municipal tiene como objetivo principal, satisfacer las necesidades de información y documentación para una correcta gestión administrativa municipal, documentar los derechos de las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas y facilitar la información y la documentación necesarias para la investigación histórica y la cultura, junto con otros bienes patrimoniales cuya conservación es mandato constitucional”. Asimismo, se expresa que este reglamento “tiene por objetivo, conservar, organizar y servir para la administración, la investigación y la cultura la documentación depositada en sus fondos y la venidera”. El artículo 1 define, entre otros, que el Archivo Municipal es un servicio público de carácter administrativo, cuya finalidad es la gestión y tratamiento adecuado de la documentación, su custodia y su divulgación, asimismo expone que el documento se caracteriza por ser toda expresión del lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soportes informáticos. Concejalía de Patrimonio Histórico, enero de 2014.