当保管-建好资料库

   一个人写出来的东西都是他思考出来的东西，写作时所用的词就是他思考时用的词，写出来的句子、用来表现的思维逻辑和次序、布局，都是他思考的结果。有很强写作能力的人，一定也有很强的思考能力，这本质上是一种归纳和抽象的能力、表达和交流的能力。为了调查研究、理解政策也好，为了推行政令、部署工作也好，还有请示、汇报、沟通协调，都要用到公文、用文字来传递信息。可以说，从事管理工作的人不懂得使用材料说话，不会利用公文推行自己的主张，不善于靠文章表达自己的立场和观点，这些就像上了战场的士兵不会用枪、当了新郎官不会那个那个睡觉一样。邓小平讲过：“笔杆子、枪杆子，革命要靠两杆子”，还说，“拿笔杆是实行领导的主要方法，领导同志要学会拿笔杆”。你仔细想想看，文胆们的写作能力，仅仅就是写作能力吗？    上次，我谈了要让自己努力地站在高处，主动充当评委，并逐渐向一个合格评委的方向去努力。之后有人发信给我，说原来没有这种想法，总感到自己不够评委这个资格，但开始有意识地充评委，让进入这样一个角色，才觉得对待文章的感觉真的不一样了，在读文章和看书的时候比原来想得深了、学的东西真的更多了。        充评委，把自己推到没有退路的评委席上，从名著名篇开始，深究文章的好与坏，要有自己的主见、带着质疑去评判材料和文章。我还谈到充评委要重视程序和效率：第一步看标题，一定要从大到小、从粗到细。第二步研究核心内容，主要评判观点、立意。第三步通读细研，体悟文风，学习语句修辞。这些站位和程序都应该逐步形成习惯，这就能把劣质文章及时看透、尽早放下，把好文章中的营养在最短的时间内吃干榨尽、充分吸收，最重要的是在评价中能很快完善自己对文章的评价体系，为自己写好材料和文章打立好标尺、定准方向。  第二问题：当保管。    有很多人不会写材料，就是给一个很小的材料都接不了。一说写材料就脑瓜疼、脑瓜疼。     毛泽东非常善于在调查研究中发现问题和解决问题，著名的《寻乌调查》《兴国调查》，都非常的经典。还有那个《湖南农民运动考察报告》，是毛泽东1927年在湖南做了32天的实地考察，拿到了大量的、最为真实可靠的第一手资料，客观地研究分析，指出了农民问题的严重性和农民武装的必要性，农村包围城市这条伟大的成功之路就是这次调研之后进一步确立下来的。 所以说，有价值的资料和素材都必须在调查研究中获得，应该说，重要的文章，尤其是用来指导重要工作的文章，非常有必要搞深入的调查研究，拿到最基础、最真实的第一手资料。    你不用怀疑，所有的解决问题的方法，都藏在问题本身之中，只有弄准了真实情况，找出问题的关键所在，才能够拿出切实的解决方案。    那么，是不是所有的资料都是调查研究得来的呢？理论上是的，无   一例外。这就像理论上所有的计算公式都是经过计算得来的一样，你用公式的时候真是没有必要把这个公式再重新计算一遍，只管用就是了。在实际工作中，对一般性的工作来讲，任何人都不可能有精力和能力把所有的工作都亲自搞调查研究。重视调查研究是对的，而重视别人的、包括基层的调查研究成果也是对的，这也是现实的选择。我们平时向别人向基层要的情况资料，基层上报来的、座谈会上征求到的、还有网上查到的等等，都是我们获取资料的重要渠道，要重视并利用好这些调查研究成果。    当保管，做一个有料的人、有素材的人，有很多办法，各人有各人的习惯和手法。八、九十年代的人做剪报，这个剪是剪刀的剪，把报刊杂志等一些好的资料剪下来整理成册供自己查找使用，这是当时的文秘人员或其他研究人员的一种方法。这方面据说人民大学做得特别牛。现在看来，在电脑和信息技术下的剪报就显得效率太低了，但现在几乎是走到了另一个极端，就是海量的信息资料涌过来。    过去是信息量太小，需要费尽心机收集和整理；现在是信息量太大，可以说是浩如烟海，甚至是信息黑洞，掌握不当，就会不知所措。    仔细想，与做加法比起来，更难的是做减法。选择是一种很高的智慧。人生都是这样的。那么，当保管，比起没有多少资料来说，面对太多的、真假难辩的资料，保管更加难做。    总的来讲，积累资料，做好保管，要从三个方面入手：    首先有选择。有人会对此不屑一顾，包括那些选错老婆、嫁错人每天在家吵架的人，也可能都不屑一顾。选择真是一种智慧，特别是现在面对信息的海洋，其实你只能取自己需要的那一瓢，也就是那三、两个有真知灼见的观点，那些很少的、真实可靠的、有着新活生命力的论证资料。    现在网络真是个好东西，你现在想搜索资料，首先你选搜索引擎就是技术活，什么谷歌、雅虎、百度 、微软 、NHN、必应、360、时代华纳 、阿里巴巴。比如你在百度搜索“秘书”，你不加任何限制的话，会有6千8百多万个结果。    在海量的信息中，搜集自己需要的资料，最好的方法，是会选择、懂得放弃，知道自己真正想要的是什么。会选择最主要包括三点：一要选择真实的，经得起推敲的，放弃假的、不可靠的、不符合逻辑的；二要选择新的、鲜活的，放弃陈旧的、过去的、大家都知道或者老掉牙的；三要选择典型的、具有代表性的、能说明问题的、反映本质的、甚至深刻的，这就既要放弃那些一般的、不能说明问题的，又要放弃那些个别的、极端的、非常特殊情况下出现的特例的。    前两点好理解，第三点我再谈一下。比如，我们写某个方面的工作总结，比如就是财政工作总结吧。我们收集资料的时候，有的是基层各地报上来的情况，有的是通过调研获得的情况，还有的是其他渠道得来的情况。写总结的时候，整体上财政工作是向好的，财政收入有较大幅度的提高，我们应该选择那些最符合这个向好的基本面的典型的资料，比如某些地区的资料和素材符合这个整体向好的特征，而这些地区中的某个地区的具体工作措施、工作效果等资料尤其能说明问题、反映本质，那么这个地区的资料就是我们优先考虑使用的资料，要重点收集、完善、归纳、总结，并在材料中重点体现。而其他像是某个地区特例地有一笔大额财政收入，或者某个地区非常特殊的情况导致财政收入下降，但这些都对全局影响太小，这些就个别的、极端的、特殊的情况资料，这些不具备代表性的资料和素材就不应该用来做主体资料。这是从使用资料的角度考虑如何收集真正有用的资料，要当一个好保管，心里要清楚什么资料更好用从而用更大的精力去收集这些资料。    其次要全面。在真实、新鲜、典型的基础上，当好保管，收集资料还要特别讲究全面。    比如你是一个市里农业部门的秘书，对涉及农业的相关理论政策和学术知识，还有中央的、地方的各类信息和讲话资料以及当前工作开展的基本现状、存在的问题、下一步打算等等，这些都必须了解和掌握，这些资料积累的多，表现出来就是情况清楚，有些人在很短的时间内就成为行家里手，靠得就是这一条。而要真正要当一个好保管，仅有这些还是不够的。你不仅要收集本市的农业工作资料，这当然包括市所属各县甚至有重要的乡镇的农业工作资料，还要收集本省其他市的农业工作资料，特别是和本市农业工作情况相类似、或者互补性很强的市的农业情况。而要知道本市农业工作在全省所处的位置、分析与其他地区相比自己的优势和劣势，还要收集省级的资料，甚至国外的资料。还有就是在时间上呢，过去的，现在的，规划中的未来的，等等。要研究好手上的工作，保管要收集的资料不仅要真实、新鲜、典型，还要有延续性。这些都做到了，资料就会逐步丰满和全面，你这个保管和保管建立起来的资料库才会发挥应有的作用。    刚才谈了当保管首先要会选择，其次要全面，最后一点，要会管理。当保管，不管怎样努力，所有的资料最后都是为了应用、能派上用场，这里关键是要会管理自己的资料库。原来秘书工作中形成的资料，特别是文件，都填写主题词，这就是用来登记后方便检索和管理的。    现在这项工作简单了，因为有了电脑。你会用电脑，检索自己收集的资料是非常简单的事。仅凭关键词的搜索就能把自己收集的资料重新整理一遍。另外还有一些实践中的小技巧。比如，把自己写的或收集到的领导讲话材料的名称，都统一命名为在某某会议上的讲话加时间加地点加领导名字，这样能靠文件名刷出各种要求的排列顺序。再比如，把资料分成若干个文件，可以按工作性质、可以按领导分工、可以按重要程度、可以按文种，等等，这些文件中还可以再分文件夹，等等。总之，你可以利用电脑把资料按自己的工作习惯进行高效的管理。    但我还说的是，电脑只能做一些分类管理和基本的分析工作，真正要管理好这些资料，是充分地挖掘出这些资料的内在关系，通过自己的分析、归纳和加工处理，对所掌握的资料有一个清晰的、独到的认识，形成自己鲜明的观点，提出有用的、可实际操作的建议和意见。尤其是能随时能调用其中的某些材料来论证、说明、表达这些观点和意见，在这个过程中对这些材料能够随时调用、运用自如。能做到这一点，你才算是一个好保管。