Etude de cas audio : Comment Véronique, cadre sup dans la Santé, a mis en place GTD

Véronique Guiberteau est une femme dynamique et très active, ancienne médecin, qui a à présent des responsabilités importantes dans une entreprise qui s’occupe d’établissements de santé. Elle a posté fin décembre 2009 un commentaire dans ma chronique de GTD disant qu’elle applique GTD depuis 1 an, et donnant des conseils pour l’implémenter. Sachant à quel point GTD est difficile à mettre en place, j’ai sauté sur l’occasion et lui ait proposé de l’interviewer pour qu’elle nous explique en détails comment elle a fait, et pour qu’elle nous donne ses précieux conseils de vétérante ;) (si vous aussi pensez avoir appliqué correctement les principes d’un livre déjà chroniqué ici, n’hésitez pas à me contacter pour réclamer votre interview). La qualité du son est médiocre, sorry. Les deux premières minutes sont particulièrement atroces, ensuite cela va mieux mais il y a beaucoup de grésillements (si vous savez comment faire sauter cela avec Audacity, je suis preneur ! ). C’est pourquoi je vous propose aussi la transcription écrite de cette interview (les […] indiquent que le ou les mots étaient inaudibles). En bas de page se trouvent les ressources, comprenant des liens vers tous les outils que Véronique utilise. Bonne écoute, ou bonne lecture ! Vous pouvez écouter ce podcast en live en cliquant sur le bouton Play en haut, téléchargez le MP3 en cliquant sur Download, ou le récupérer dans iTunes directement. Interview Olivier : Bonjour, c’est Olivier du blog « des livres pour changer de vie ». Pour ce podcast, on a pour la première fois une étude de cas. Je suis tombé il y a quelque temps sur le commentaire de Véronique tout en bas de la chronique de GTD qui disait en gros : « J’ai réussi à mettre en place GTD »… et elle donnait beaucoup de conseils et expliquait comment elle avait fait. Donc ça m’a intéressé. J’ai contacté Véronique pour savoir si elle serait prête pour faire une interview, pour expliquer comment elle a mis en place GTD et quels conseils elle pourrait nous donner. Donc bonjour Véronique ! Véronique :  Bonjour Olivier ! Olivier : Alors déjà, est-ce que tu peux te présenter rapidement pour nos auditeurs ? Véronique : Je suis Véronique Guiberteau. J’utilise la GTD depuis maintenant un peu plus d’an an. Je suis cadre dans une entreprise qui s’occupe d’établissements de santé. J’ai été confrontée à de multiples tâches puisque je suis itinérante. Olivier : D’accord. Itinérante, c'est-à-dire ? Est-ce que tu peux nous expliquer un petit peu ? Véronique : Je travaille pour ce qu’on pourrait appeler, mais qui n’est pas dans les termes juridiques, une filiale, en tout cas une direction régionale. Ce qui fait que dans le contexte de notre activité, j’ai en charge 7 établissements pour ce qui est de la facturation et de la génération du chiffre d’affaire, ainsi qu’une partie de l’analyse de données. Olivier : D’accord, on peut dire que c’est un travail qui est quand même assez prenant, j’imagine… Véronique : C’est un travail qui est relativement prenant avec surtout des tâches relativement différentes. Puisque d’une part j’ai des tâches qui ressortent de la direction régionale et du Co-régional , qui mettent des tâches spécifiques. Je vais avoir des tâches qui sont des tâches de management et d’encadrement d’équipes dans les établissements, en sus d’une petite équipe régionale. Et en suite des tâches qui sont des tâches d’analyse de données, qui peuvent aller de choses relativement simples, je dirais : mise en place de tableaux de bord, de suivi, de pilotage, à des analyses un peu plus importantes. Ce qui fait une relative diversité des tâches parce qu’il y a à la fois du management assez classique avec de la gestion de projet et d’autre part des choses qui sont beaucoup du travail de l’ordre personnel. Je ne sais pas si c’est relativement explicite. C’est quand même une grande diversité de tâches qui ont des timings différents. Il y a des tâches qui sont de l’ordre de la réflexion, sur des timings relativement longs. C'est-à-dire proposer de nouveaux indicateurs aux directeurs des établissements de façon à faire évoluer certaines idées ou certaines stratégies. Mais aussi d’autre part, tout simplement encadrer des équipes avec ce que cela comporte. C'est-à-dire mon ordinateur portable ne marche plus, donc j’appelle l’informatique ou j’écris à l’informatique, plus exactement. Je dirais des tâches qui ont des urgences différentes, qui ont des gestions différentes. J’y ajouterai un autre facteur. Je travaille à Paris, je vis à Marseille. J’ai environ plus de 50% de mon temps qui est lié à du management, d’encadrement d’équipe, et j’ai environ 40% de mon temps que je consacre à des travaux que je pourrais faire à l’autre bout du mondes à condition d’avoir un accès internet, un accès au serveur… je dirais des conditions de travail. Que je peux faire n’importe où. Olivier : D’accord. Donc ces 50% de travail que tu pourrais faire à distance, tu les fais à Paris ou à Marseille actuellement ? Véronique : A Marseille Olivier : A Marseille, d’accord. Véronique : De préférence à Marseille ! J’ai un accord avec mon employeur […] tout se passe bien, avec un emploi du temps extrêmement souple, qui dépend aussi… nous on est une interface dans une région, une direction régionale, nous sommes une interface entre le siège et les établissements, ce qui fait qu’on est sollicité du bas, du haut… ce n’est ni le bas ni le haut, on est aussi sollicité par le siège. […] Olivier : En fait dans ton métier, tu fais vraiment des tâches très variées. A la fois, tu dois gérer les interruptions, des tâches à court termes, moyen terme, long terme… tu dois gérer des réflexions, etc. tu as vraiment un boulot qui a un panel très large d’activité. Ça va être très intéressant de découvrir comment tu as utilisé GTD pour ça. Mais déjà, est-ce que tu peux nous dire quand est-ce que tu as découvert GTD ? Véronique : J’ai découvert GTD parce que j’ai un ami avec qui d’ailleurs j’ai déjà travaillé, qui m’a offert, enfin offert… je travaillais avec lui, j’ai fait une mission avec lui et il m’a offert, il y a un peu plus d’un an, le livre GTD en me disant ; «  lis-le, c’est intéressant, etc. » C’est vrai que ça devait être à l’automne, et bien j’ai découvert cette façon là, j’ai assez rapidement adhéré. Olivier : Tu l’as lu en automne 2008, c’est ça ? Véronique : Tout à fait Olivier : Explique-nous un petit peu comment tu as commencé à le mettre en place ? Déjà est-ce que tu l’as mis en place tout de suite un système ? Est-ce que tu as changé toutes tes habitudes ou tu y es allée progressivement ? Véronique : Alors je vivais depuis des années, depuis le début des années 2000 avec de nombreuses alertes Outlook, qui étaient extrêmement polluantes, parce que j’avais des alertes toutes la journée qui revenaient. Et ç m’énervait, avec cette notion très bien décrite par certaines personnes qui se mettent à la GTD, d’avoir toujours cette impression de ne pas arriver à faire les choses. D’autre part j’étais obligée d’avoir – sans parler de grandes gestion de projets – d’avoir des mini- gestions de projets par ailleurs. C'est-à-dire de la déclinaison de tâches derrière une idée centrale ou une action centrale à faire. Il y a toujours des tâches à découper. D’autre part, troisième point, après avoir été quasiment workaholic , j’étais dans une réflexion depuis probablement plusieurs années. Mais consciemment depuis quelques mois, je dirais depuis un an, sur comment améliorer ma productivité et comment me dégager du temps pour faire autre chose. Donc c’est ensemble de choses qui fait que : 1. j’étais polluée dans mon quotidien de travail ; 2. Il me manquait quelque part un bon outil ; 3. J’avais un projet personnel quelque part qui était de me libérer du temps, ne pas y passer ma vie, qui ont fait que j’ai particulièrement adhéré. J’insisterai là-dessus parce que j’ai un Iphone, beaucoup de systèmes GTD sont sur l’Iphone, il y a plusieurs propositions et très souvent quand on regarde les commentaires, on a : « c’est une usine à gaz ! », « c’est trop compliqué à mettre en œuvre », etc. Et je voudrais revenir à la page de la GTD, si on en fait qu’un outil… la GTD n’est pas uniquement un outil, c’est aussi une méthode globale. Ça a en plus considérablement amélioré ma vie personnelle et son organisation aussi. Parce que progressivement j’ai tout intégré dedans. Olivier : Donc au début tu étais un terreau fertile pour le GTD parce que tu avais cette envie d’équilibrer un peu mieux ta vie professionnelle et personnelle et d’être plus productive au travail. Et d’être moins interrompue par toutes tes interruptions… mais comment tu as commencé à mettre en place ? Est-ce que tu t’en rappelles ? Est-ce que tu as commencé progressivement ou tu t’es dit que du jour au lendemain tu allais changer toutes tes habitudes ? Véronique : Premièrement j’ai commencé par lire le livre, ça m’a quand même interpelée. J’ai commencé… Bon, je n’ai pas consacré, comme il est dit dans le livre, un week-end à tout ranger… j’étais déjà, je tiens à le préciser, totalement no papier. Je suis dans un univers très règlementaire sur le plan professionnel… je prends déjà le journal officiel, j’ai des newsletters ou des équivalents de newsletters de mailing-listes réglementaires, et d’autre part quand arrive un document dans les établissements, je demande à ce que l’on me le faxe. Je ne veux plus de papier. Je n’ai aucun papier parce que je suis itinérante. Cela fait 10 ans que je suis itinérante avec différents postes et différentes entreprises. Et différentes fonctions. Bon ça c’est la première chose : j’ai lu le livre. Je me suis dite : je vais déjà appliquer la première règle - que tu signales d’ailleurs dans ton blog – qui est : « Arrêter les alertes Outlook ». Ca, c’est idiot mais c’est colossal. Arrêtez les alertes Outlook. Ensuite j’ai repris toutes mes tâches Outlook et j’ai essayé de toutes les formater GTD. Alors quand je dis formater GTD,...