Wie gewinnt man öffentliche Ausschreibungen? Fehler, Strategie & Bid Management | Lorena Kirchherr

Disqualifiziert! Nicht weil das Angebot schlechter war, sondern weil ein PDF statt einer bearbeitbaren Datei hochgeladen wurde. Genau solche Fehler kosten Unternehmen täglich Aufträge im Millionenbereich.Lorena Kirchherr ist Gründerin vom Ausschreibungscoach und seit 2018 selbstständig als Strategieexpertin an der Schnittstelle von Vergaberecht und Wirtschaft. Sie begleitet Bieter durch öffentliche Vergabeverfahren von der ersten Bid/No-Bid-Entscheidung bis zur Nachbereitung abgelehnter Angebote.---Das lernst Du in dieser Folge:- Welche Fehler bei öffentlichen Ausschreibungen am häufigsten zum Angebotsausschluss führen- Warum das Vier-Augen-Prinzip bei großen Aufträgen unverzichtbar ist- Wie eine saubere Bid/No-Bid-Strategie Zeit spart und Gewinnchancen erhöht- Was Unternehmensreferenzen von Mitarbeiterreferenzen unterscheidet und warum das entscheidend ist- Welche Optionen KMU und Startups haben, wenn Referenzen oder Umsatzzahlen fehlen- Wie KI sinnvoll im Ausschreibungsprozess eingesetzt werden kann und wo sie noch versagt- Was ein Gewinner-Angebot von der Masse unterscheidet---Die häufigsten Fehler bei öffentlichen Ausschreibungen:1. Eigene AGB beilegen: Klassischer Anfängerfehler, führt direkt zum Ausschluss2. Dokumente vergessen: Besonders wenn Nachweise versteckt in den Unterlagen gefordert werden3. Referenzen falsch einreichen: Unternehmensreferenzen und Mitarbeiterreferenzen sind rechtlich unterschiedlich zu behandeln4. Umsatzzahlen nicht erfüllt: Häufigster Ausschlussgrund bei KMU und Startups5. Konzepte schlecht formatiert: Rechtschreibfehler, fehlende Struktur und schlechte Optik beeinflussen unbewusst die Bewertung---Unternehmensreferenz vs. Mitarbeiterreferenz - ein unterschätzter UnterschiedWer einen Mitarbeiter mit langjähriger Projekterfahrung einstellt, kann dessen Referenzen unter Umständen im Angebot geltend machen. Aber nur, wenn dieser Mitarbeiter auch tatsächlich eingesetzt wird. Verlässt er das Unternehmen nach  Zuschlagserteilung, kann das zu Vertragsproblemen führen. Lorena Kirchherr empfiehlt: genau prüfen, ob die Vergabeunterlagen "Unternehmensreferenzen" oder nur "Referenzen" fordern — das macht den entscheidenden Unterschied.---Tipps für KMU und Startups ohne ausreichende Referenzen:- Direktes Gespräch mit der Vergabestelle suchen: Viele Stellen reagieren positiv auf proaktive Nachfragen und ermöglichen alternative Nachweise- Bietergemeinschaft oder Eignungsleihe prüfen: Oft unterschätzte, aber legitime Wege- Marktrecherche: Erfolgreiche Unternehmen in der Branche identifizieren und auf Subunternehmer-Kooperation ansprechen---Was ein Gewinner-Angebot ausmachtAuch Vergabestellen werden von Menschen bewertet. Lorena Kirchherr erlebte es selbst: Ein dreifach empfohlener Handwerker bekam keinen Auftrag, wegen Kaffeeflecken und einem Knick auf dem Angebot. Wer sich bei der Erstellung keine Mühe gibt, signalisiert, wie er den Auftrag ausführen wird.Konkret macht den Unterschied:- Klare Struktur und Formatierung- Persönliche Note statt 08/15-Standardtext- Deckblatt, Fotos, Grafiken- Exakte Ausrichtung auf die Bewertungsmatrix der Vergabestelle---Bieterfragen, das unterschätzte WerkzeugBieterfragen sind der direkteste Weg zur Vergabestelle und werden viel zu selten genutzt. Beispiel aus der Praxis: Kunden, die kein bestimmtes Dateiformat bearbeiten können, fragen einfach nach einer PDF-Alternative. Antwort der Vergabestelle: Ja. Kein Ausschluss. So einfach.Tipp: Bieterfragen so konkret formulieren, dass die Vergabestelle mit Ja oder Nein antworten kann.---Nach der Absage: Was jetzt?- Absageschreiben vollständig dokumentieren und ablegen- Bei Vergaben oberhalb der Schwellenwerte: Vergabestelle muss Auskunft über Ablehnungsgründe geben, aktiv nachfragen- Wichtig: Die 10-tägige Stillhaltefrist abwarten, bevor man Kontakt aufnimmt. Danach höflich und ohne Widerspruchsabsicht nachfragen: "Was hätten wir besser machen können?" laut Lorena Kirchherr funktioniert das in der Praxis sehr gut---Für wen ist diese Folge?Für Bieter, Unternehmen, KMU und Startups, die öffentliche Ausschreibungen gewinnen wollen — egal ob Einsteiger oder erfahrener Bieter mit Optimierungsbedarf.---Hier kommst du zum kostenlosen Angebotscheck:🔗 https://academy.evergabe.de/b2---🔹 Du hast Hinweise oder Anregungen zu unserem Podcast oder möchtest mehr zu einem speziellen Thema erfahren, dann schreib gern eine Mail an [email protected] 🔹----Moderation: Katrin, Julius und Pascal von der ⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠evergabe.de-Academy⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠ Produktion: ⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠evergabe.de⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠Webinare zur Angebotspraxis findest Du hier:  ⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠https://academy.evergabe.de/weiterbildung/vergabe-beschaffung/angebotspraxis/