Odcinek 18 - Orientacyjnie uzgodniono ilość czasu, którą członkowie zespołu będą poświęcać na pracę w projekcie

Zachęcam do pragmatycznego podejścia w kwestii planowania czasu pracy poszczególnych osób w projekcie. Przewidywanie niezbędnego czasu jest zadaniem trudnym, ale warto spróbować podejść do niego z założeniem, że nie trzeba tego robić idealnie. Wystarczy - dość dobrze. Stykałem się z podejściami skrajnymi, których nie polecam. Jedno z nich, to całkowite zaniechanie planowania czasu pracy. Niektórzy mają awersję do tego zadania, ponieważ są przekonani, że to zbyt nieprzewidywalne, życie i tak zweryfikuje plany itp. W dużej mierze mają rację, ale przecież jest ogromna różnica, czy potrzebujemy kogoś do zespołu projektowego na 10-20% jego czasu czy też na pełny etat, nieprawdaż? Drugie podejście, całkiem przeciwstawne, to szczegółowe wyliczanie czasu dla poszczególnych członków zespołu. Wymaga to oszacowania, ile każda z tych osób miałaby spędzić czasu w projekcie: ile godzin dziennie, ile dni w tygodniu, miesiącu, roku... Niestety, zwykle takie przewidywania rozjadą się potem z rzeczywistością, a wymagają sporego wysiłku planistycznego. W większości przypadków szkoda czasu na aż tak detaliczne planowanie. Niektóre organizacje wymagają co prawda takich kalkulacji, np. gdy za czas pracy osób w projekcie następują prawdziwe rozliczenia finansowe. To przypadek choćby grup kapitałowych, w których spółki świadczą sobie wzajemnie usługi i wystawiają faktury za ich koszt. Godziny są jednym z - a nawet podstawowym - elementem kalkulacji. W większości firm jednak nie ma takiej potrzeby. Jeśli po prostu realizujemy projekty w ramach swojej pracy (i nie fakturujemy ani nie rozliczamy tego czasu), to możemy sobie pozwolić na bardziej zgrubne planowanie. Jeśli nie mamy wyraźnej biznesowej potrzeby prowadzenia formalnych rozliczeń za czas spędzony w projektach, to warto uprościć sobie życie i nie narzucać obowiązku szczegółowego planowania czasu pracy każdego członka zespołu w projekcie. Jednak osobą która zawsze będzie liczyć na jakieś informacje, jest przełożony członka zespołu. To właśnie dla niego będzie istotne, jaką część swojego czasu pracy będzie jego podwładny spędzał w projekcie, a ile zostanie mu na realizację regularnych zadań, których przełożony od niego oczekuje. I tę informację musi mu zapewnić lider projektu. Przy czym wystarczy najczęściej dość ogólna informacja, typu: 1-2 godziny dziennie, 1 dzień w tygodniu lub 50% nominalnego czasu. To zwykle wystarcza, by obie strony (przełożony i lider projektu) zgodziły się co do umownego podziału czasu pracy osoby, która trafia do zespołu projektowego. W planowaniu czasu, szukajmy złotego środka, nie przesadzając ze stopniem szczegółowości, jeśli nie trzeba. Jednak jasna komunikacja z przełożonymi członków zespołu jest w tej kwestii kluczowa. __________________________ Motyw muzyczny: Acid Trumpet by Kevin MacLeod Link: https://incompetech.filmmusic.io/song/3340-acid-trumpet License: https://filmmusic.io/standard-license