Wie papierlose WEG-Verwaltung wirklich funktioniert

In der neuen Folge von VERWALTUNG4U spricht Massimo Füllbeck mit Hausverwalter Tobias Rütter darüber, wie eine WEG-Verwaltung praktisch und fast komplett papierlos funktionieren kann. Rütter erläutert, wie ein Scandienstleister den gesamten Posteingang digitalisiert, wie Workflows und ein verknüpftes Dokumenten- und Ticketsystem die Vorgangsbearbeitung standardisieren und warum er trotz Schnittstellenproblemen an einer All-in-one-Softwarelösung arbeitet.Im Gespräch geht es außerdem um digitale Eigentümerkommunikation per Portal und App, rechtliche Grauzonen bei der digitalen Akteneinsicht sowie die Frage, warum bestimmte Leistungen – ob Papier oder digital – auch bepreist werden müssen. Ein besonderer Fokus liegt auf dem Einsatz von KI/ChatGPT.Kernthemen der Folge:• Papierlose Postbearbeitung: Einsatz eines Scandienstleisters, digitale Weiterleitung und automatisierte Workflows.• Standardisierte Prozesse & Dokumentenmanagement: Strukturierte Vorgangsbearbeitung, transparente Dokumentenablage und Vertretbarkeit im Team.• Softwarelandschaft & Systemintegration: Herausforderungen mit ERP/CRM/Ticketsystemen sowie Überlegungen zu einer All-in-one-Lösung.• Digitale Eigentümerkommunikation & Akteneinsicht: Kundenportal, App, Chatfunktionen und rechtliche Besonderheiten bei digitaler Akteneinsicht.• KI im Verwalteralltag: Einsatz von ChatGPT für Zusammenfassungen, Beschlüsse, komplexe Vorgänge und professionelle Kommunikation.• Digitalisierung als fortlaufender Prozess: Warum Digitalisierung ein Marathon ist und kontinuierliche Weiterentwicklung erfordert.Die Folge zeigt eindrucksvoll, wie moderne WEG-Verwaltung durch digitale Prozesse, klare Workflows und den Einsatz von KI effizienter und transparenter wird. Tobias Rütter macht deutlich, dass die Digitalisierung kein Selbstzweck ist, sondern ein langfristiger Prozess, der die Verwaltung spürbar erleichtert – sowohl für Teams als auch für Eigentümer. Sein Ansatz: Schritt für Schritt denken, pragmatisch handeln und die Möglichkeiten neuer Technologien konsequent nutzen.Ihre EBZ AkademieFür Anmerkungen, Fragen, Lob und Kritik schreiben Sie gerne an die Redaktion: [email protected] der EBZ-Akademie finden Sie online in unserem Bildungsfinder: https://www.ebz-training.de/ oder auf unserer Homepage: https://ebz-akademie.de/LEARNING | Fachwissen für die ImmobilienwirtschaftCONSULTING | Partner in der TransformationNETWORKING | Gemeinsam stark