2 Minutos de Productividad

Ser productivo tiene todo que ver con el uso óptimo de tu cerebro. Sabemos que nuestra mente está compuesto por dos partes importantes. En este vídeo de dos minutos aprenderás cuales son estas dos partes del cerebro y cómo puedes pasar acciones de una parte a la otra para optimizar el uso de tu mente. Más información: Libro: Pensar rápido, pensar despacio de Daniel Kahneman Suscríbete también a mi otro podcast: KENSO

¿Alguna vez te has preguntado a dónde ha ido el tiempo? Parece que el tiempo pasa volando y no hay suficiente para hacer todo lo que gustaría hacer. Si quieres saber a dónde ha ido el tiempo, o mejor dicho, a qué te has dedicado, tendrás que hacer una auditoría del tiempo. En este video te explico cómo hacerlo. Notas del programa: Toggl Rescuetime Timing Suscríbete también a mi otro podcast: KENSO

No me gusta leer el diario o escuchar a la radio, porque gran parte de las noticias no me interesan. Por eso prefiero leer mi diario personalizado y escuchar mi propia estación de radio personalizado. Notas del programa: Feedly Inoreader Podcasts El podcast de KENSO

A veces trabajo con tanta concentración que pierdo todo el sentido de tiempo, con el resultado que continuo durante dos horas sin tomar ninguna pausa. Cuando finalmente paro de trabajar estoy agotado, ¡y eso después de sólo dos horas de trabajo! Si quiero evitar esta situación, necesito tomar mis pausas. Porque mi ritmo natural requiere que tomo un descanso cada 90 minutos.

En este vídeo explico un error que he visto frecuentemente: usar la fuerza de voluntad para enfocar. Existe una manera más inteligente de enfocarte.

Existe una nueva tecnología que te puede ayudar a ser más efectivo: los asistentes digitales. ¿Tu ya los utilizas?

Si quieres empezar a tope por la mañana, debes prepararte el día anterior. En este vídeo, Jeroen explica una cosa que debes hacer cada día y que no costará ni dos minutos.

Después de una ausencia de más de un año, este episodio marca el retorno del podcast de vídeos ‘2 Minutos de Productividad’. Jeroen explica la principal causa de no querer grabar videos y comparte una técnica sencilla para evaluar el progreso de tu trabajo y tus habilidades.

Seguramente no soy el único que a veces tiene que viajar por su trabajo. Cuando estás fuera, solo en una habitación de un hotel, a veces es complicado ser productivo, porque no tienes el mismo entorno que en tu despacho. En este vídeo comparto mis cinco consejos para ser productivo trabajando desde una habitación de un hotel.

Un breve video para explicar cómo crear filtros en Gmail y así automatizar una parte del correo electrónico.

En este video enseño como puedes arrastrar un mensaje de correo a la carpeta de tareas en Outlook para crear rápidamente una nueva acción.

En este video descubrimos las posibilidades de la aplicación Nozbe para la gestión de proyectos. También miramos cómo podemos acceder al material del proyecto en Evernote y/o Dropbox sin tener que salir de Nozbe.

Continuamos la serie sobre Nozbe con un video en que enseño cómo nos puede ayudar en la elección de la próxima tarea a hacer.

Continuo la serie de videos sobre el gestor de tareas Nozbe. Después de la introducción y capturar información, ahora enseño a clasificar la información recopilada.

En este video muestro cómo podemos configurar GMail y Outlook para iniciar la aplicación con una pantalla en blanco, para que no nos distraigamos con los mensajes nuevos sin leer.

El primero paso en un flujo de trabajo productivo es capturar toda la información nueva. En este video de la serie sobre la aplicación Nozbe explico qué métodos hay en Nozbe para añadir información nueva.

Hace un tiempo publiqué un video mostrando los despachos de algunos lectores. Directamente después de la publicación de este video pensé que sería una buena idea crear otro video con los entornos de trabajo de algunos bloggers de productividad personal. El resultado es episodio 23 de ‘2 Minutos de Productividad’. Debido a las vacaciones, algunos expertos no han podido enviarme fotos de sus despachos. Seguramente publicaré otro video en primavera mostrando más escritorios productivos.

A partir de mi serie de recomendaciones sobre aplicaciones para gestionar tareas, he recibido varias peticiones para explicar con más detalle cómo usar estas herramientas. He elegido empezar con la aplicación Nozbe, porque es una de las herramientas que más he recomendado gracias a sus funciones y la disponibilidad de software nativo para casi todos los sistemas operativos. Creo que la mejor manera de enseñar el uso de una aplicación es mediante un vídeo. En este primer video, introduzco la aplicación Nozbe, sus versiones y sus precios. En las próximas semanas publicaré otros vídeos para enseñar las diversas funciones de esta aplicación.

Cada mañana, después de haber preparado un café, sigo la misma rutina para planificar el día y arrancar con un impulso. Es un hábito que solo me cuesta unos minutos cada día, pero que tiene muchos beneficios. En este video de ‘2 Minutos de Productividad’ enseño los pasos de esta rutina diaria.

¿Qué tienes en la mesa de trabajo? En este episodio de 2 minutos de productividad miramos a las cinco tipos de cosas de puedes tener en la mesa.

Cuando alguien está aprendiendo ‘Getting Things Done’ y me pregunta si puedo recomendar una herramienta digital para gestionar las listas de acciones, casi siempre recomiendo Wunderlist. Wunderlist es muy sencillo de usar, te permite crear varias listas, está disponible para casi todas las plataformas (iPhone, iPad, Android, Windows, Mac OS X e internet) y tiene una interfaz bien diseñada. En este video de ‘2 Minutos de Productividad’ muestra la configuración básica de Wunderlist. En el futuro grabaré otro video mostrando las funcionalidades más avanzadas de esta aplicación.

En este video muestro tres maneras sencillas de eliminar las distracciones del correo electrónico. Aunque uso ‘Mail’ en el video, estas opciones están disponibles en cualquiera aplicación de correo.

Es hora de publicar un nuevo vídeo de ‘2 minutos de productividad’. Esta vez muestro cómo puedes sincronizar las tareas de Microsoft Outlook con tu iPhone usando el servicio de Toodledo.

Cada persona trabaja en un estilo propio y cada entorno de trabajo es diferente. Ya habéis visto dónde trabajo yo; en este video os presento los escritorios productivos de algunos de mis lectores.

Hay gente que dicen que la interfaz de OmniFocus es demasiado compleja. En este vídeo muestro cómo puedes configurar una perspectiva optimizada para finalizar tareas, con una pantalla muy sencilla sin botones. Además de la perspectiva para la oficina mostrado en el vídeo, tengo también una perspectiva similar para casa, además de perspectivas específicas para hacer el Repaso Semanal, la planificación del día, etc.

En este vídeo muestro las herramientas que uso habitualmente para capturar ideas: un bloc de notas y un bolígrafo Pilot G2, la pantalla de captura de OmniFocus en el mac y OmniFocus y la grabación de voz en el iPhone.

En este video muestro las posibilidades para organizar tus proyectos y áreas de responsabilidad en OmniFocus.

Un consejo muy sencillo para aplicar mientras estás leyendo tus feed.

Continuamos nuestro viaje por OmniFocus. Después de los vídeos sobre la interfaz de esta aplicación y sobre recopilar tus tareas veremos hoy cómo procesar todas las tareas en la buzón de entrada. Miramos cómo podemos especificar y crear contextos y proyectos y finalmente muestro cómo pasar las tareas de la bandeja de entrada a la biblioteca.

Una de las razones porque uso OmniFocus para gestionar mis tareas es la facilidad de recopilar ideas y tareas. Da igual qué estoy haciendo en el ordenador, en cualquier momento y desde cualquiera aplicación puedo añadir cosas a OmniFocus. En mi opinión es esta fase dónde las herramientas basadas en internet aún tienen que mejorar mucho. En esta vídeo (la segunda sobre OmniFocus) hablo de las cuatro maneras de entrar tareas nuevas a la buzón de entrada de OmniFocus.

OmniFocus es con diferencia mi herramienta favorita para gestionar tareas y el software que uso cada día para planificar mis acciones. He pensado hacer una serie de vídeos sobre OmniFocus para mostrar sus funciones y explicar porque creo que OmniFocus es el mejor software para OS X. Os presento un video en la serie 2 Minutos de Productividad en que muestro la interfaz de esta aplicación.

Ya he explicado anteriormente que es imposible separar la vida profesional de la vida personal y por tanto lo más lógico es trabajar con solo un sistema de productividad. Pero en algunos casos esto no es posible o no es lógico de hacer. Por ejemplo, yo trabajo en la oficina con Microsoft Outlook en Windows (vendemos software para Windows), mientras en casa tengo un Macbook. Además, nunca llevo trabajo a casa y en la oficina no dedico tiempo a asuntos personales. Aunque tengo dos sistemas de productividad, necesito una manera de capturar rápidamente ideas y tareas y pasarlas al otro sistema. Lo que muestro en este video es una configuración muy específica, adaptada a mi manera de trabajar y a mis herramientas. Uso un macro en ActiveWords que me pide los detalles de la tarea y que envía un correo con un formato específico a mi dirección de correo personal. OmniFocus ha configurado automáticamente una regla de correo (OmniFocus Mail Clip-O-Tron 3000) para importar todos los mensajes con este formato. Lo importante es que capturar ideas y tareas debe ser un proceso ágil y rápido.

¿Cuántos correos tienes en la bandeja de entrada? ¿Muchos? No es difícil tener la bandeja de entrada vacía. En este vídeo muestro como hacerlo, pasando todos los mensajes a las tareas, el calendario y las carpetas archivo, algún día y en espera. He usado Microsoft Outlook, aunque el procedimiento es el mismo en otros programas de correo. Como ya he explicado en el video ‘2MP 003: Procesar más eficaz en Microsoft Outlook’, procesar el correo no es nada más que identificar qué significa cada mensaje para ti y moverlo o copiarlo al sitio correcto. En este nuevo vídeo, he usado los botones que cree en el primer vídeo para mover los mensajes.

Recopilar es el primer paso en el flujo de trabajo. En este video de la serie 2 Minutos de Productividad hablo de mis herramientas de captura y muestro cómo las uso. ¿Qué herramientas usáis para capturar ideas?

Todos conocemos el uso de la bandeja de entrada para recopilar cosas. Pero el inbox también es útil para gestionar interrupciones. Siguiendo un vídeo de David Allen, muestro en el quinto vídeo de 2 minutos de productividad cómo puedes usar la bandeja de entrada para mantenerte enfocado si hay interrupciones.

QuickSilver es una herramienta imprescindible para OS X, que permite controlar todo el sistema desde el teclado sin usar el ratón. En este video (el primero en formato HD) de la serie 2 Minutos de Productividad muestro cómo he cambiado el tamaño de la imagen arriba con QuickSilver.

Si estás procesando tu correo en Microsoft Outlook estás básicamente copiando o moviendo mensajes a otras carpetas: a la papelera para borrar mensajes, a una de las carpetas para archivar correo, a la carpeta de tareas para convertir el mensaje en una acción y a la carpeta del calendario para convertirlo en una cita. Una manera de hacerlo es arrastrar los mensajes con el ratón, pero todos sabemos que usar el ratón no es tan eficaz como el teclado. Microsoft Outlook también permite hacerlo con unos atajos de teclado, pero esos atajos son complicados. Hoy en la tercera entrega de 2 Minutos de Productividad presento una manera de configurar Outlook para procesar tu correo con más eficacia.

Inspirado por las Escritorios productivos de Francesc Esteve, os mostraré en el segundo vídeo de 2 minutos de productividad mi despacho y las herramientas que uso. Solo es un video de dos minutos y por tanto voy muy rápido, pero seguramente en el futuro hago más vídeos mostrando cada cosa por separado.

Este fin de semana he jugado un poquito con Keynote e iMovie, y el resultado es este video, la primera entrega de ‘2 Minutos de Productividad’ sobre la ‘Ley de 2 Minutos’.