Proje Paydaşlarının Beklentilerini Yönetmek: Şampiyonlar, Engelleyiciler ve Yüzer Gezerler

Geçen bölümde proje paydaşlarının kimler olduğundan ve proje yönetiminde neden kritik bir rol oynadıklarından bahsetmiştik. Bu bölümde ise işin en zor ama en önemli kısmına odaklanıyoruz: beklentileri yönetmek.Dikkat ederseniz “beklentileri karşılamak” değil, “beklentileri yönetmek” diyorum. Çünkü gerçek hayatta her paydaşın beklentisini aynı anda karşılamak çoğunlukla imkânsızdır. Ancak yöneticiler için asıl beceri, bu beklentileri anlamak, müzakere etmek ve proje ilerledikçe değişen koşullara göre tekrar tekrar yönetebilmektir.Projedeki her bir paydaş grubu farklı beklentiler içerisindedir. Proje sahibi, uzmanlar, kullanıcılar, devlet, tepe yönetim, halk vbg. projedeki tüm paydaşların beklentilerini yönetilmesi gerekir. Kaldı ki bu beklentiler, proje ilerledikçe değişir, artar veya azalabilir. Projeleri yöneten kişilerin görevi, bu değişiklikleri öngörmek, hızlı ve yoğun iletişim kurmak ve beklentileri tekrar tekrar şekillendirmektir.Paydaşların beklentilerine ve aldıkları geri bildirimlere veya proje ile ilgili deneyimlere göre projeye verdikleri tepkiler de farklıdır: engelleyiciler süreci yavaşlatır veya sabote eder; şampiyonlar coşkuyla destekler; yüzer gezerler ise belirsizdir, kolayca yön değiştirebilirler. Bu son grup, proje yöneticileri için en zorlu kategori olabilir.Sonuç olarak, bir projede başarı, yalnızca teknik hesaplar yada sunumlar hazırlamak değil, paydaşların beklentilerini doğru yönetebilmekten geçer. Çünkü proje yönetimi tam da budur: insanları anlamak, dinlemek, iletişim kurmak ve gerektiğinde müzakere ederek yön vermek.Öyle projeler vardır ki en başta planlanandan yüzde yüz sapmasına rağmen herkes projeyi yönetenlerden memnundur, öyleleri de vardır ki ilk başta karar verilen her şeyi eksiksiz yerine getirmesine rağmen kimse projeyi yönetenlerden memnun değildir.