ITP0009 - Billings 3 - Facturen Genereren, Betalingen Opvolgen - Rapporten

Deze aflevering van de podcast heeft opnieuw wat vertraging opgelopen, maar deze keer heb ik ook een Primeur als reden. Na de vorige aflevering ben ik namelijk in contact gekomen met de mensen van Marketcicle en werd de vraag gesteld of ik eventueel wou instaan voor een Nederlandse vertaling van Billings 3. De gelokaliseerde versie is ondertussen reeds beschikbaar als een Beta voor de huidige gebruikers. Een link naar die versie is terug te vinden in het Billings Localization Forum. De vertaling is zeker nog niet compleet, maar met deze beta versie heb je toch al een idee hoe Billings 3 er zal uitzien in het Nederlands. Zowat 90% van alle GUI elementen zijn ondertussen reeds vertaald, maar er moet nog werk gemaakt worden van de Templates en hier en daar moeten nog een aantal vertalingen aangepast worden. Je mag dus gerust al even een kijkje nemen, en alle feedback m.b.t. de vertalingen kan je kwijt op deze website en eventueel via mail of op het Billings forum. Deze video tutorial werd dus opgenomen op basis van de Beta versie en is dus gemaakt op basis van de Nederlandstalige interface. Het doel van deze tutorial is om de gebruiker te begeleiden bij het aanmaken van facturen. Hiervoor zijn een aantal mogelijkheden. Zo kan je onmiddellijk van een aantal Fiches (Slips) een factuur laten genereren. We overlopen even de beschikbare instellingen en templates en halen ook even aan dat een aantal van de meegeleverde templates voorzien zijn van meerdere lay-outs. We staan ook even stil bij de mogelijkheden m.b.t. het afdrukken van de facturen, het bewaren van de gegenereerde facturen in PDF formaat en het automatisch versturen van de facturen naar de desbetreffende klant. Met Billings 3 ben je immers in staat om op een heel eenvoudige en snelle manier een factuur te genereren, af te drukken en te versturen. Na het opstellen en versturen van uw facturen is het uiteraard ook belangrijk om de betaling van die facturen goed op te volgen. Ook hiervoor beschikt Billings 3 over de nodige tools. Zo kan je onmiddellijk vanuit het systeem een betaling toevoegen voor een bepaalde factuur, voor meerdere facturen of zelfs een gedeeltelijke betaling van een factuur invoeren. In het bron en informatie paneel links op het Billings scherm krijg je trouwens ook onmiddellijk de nodige feedback te zien. Klanten met achterstallige betalingen verschijnen immers in het rood. De desbetreffende klant even aanklikken en in het informatie paneel zie je onmiddellijk een stand van zaken. Heeft de klant nog facturen niet betaald, en is de vervaldag van de desbetreffende factuur reeds voorbij, dan krijg je ook daar een aanduiding in het rood van het achterstallige bedrag. Het is trouwens ook mogelijk om met Billings 3 hier onmiddellijk op te reageren. Zie je dat een klant achterstallige betalingen heeft, dan kan je met een simpele klik op een knop een herinnering sturen naar de desbetreffende klant. De klant in kwestie krijgt dan een rapportje met een overzicht van de openstaande facturen, wat er reeds betaald is, en wat reeds had moeten betaald worden. Vanuit het informatie paneel is het trouwens ook duidelijk te zien of er bepaalde fiches voor een klant nog niet afgewerkt zijn, of nog niet gefactureerd zijn. Ook hiervoor kan je dan onmiddellijk vanuit het informatie paneel een factuur genereren voor de desbetreffende fiches. In het laatste onderdeel bekijken we ook even het ruime aanbod van rapporten dat standaard met Billings 3 geleverd wordt. Wens je meer informatie over uw klanten, over klanten die niet gefactureerd werden, of niet betaalde facturen, dan heeft Billings 3 daar wel een standaard rapport voor. Dat is echter niet alles, Billings 3 heeft standaard ook rapporten waarmee je een overzicht kan krijgen van fiches per categorie, per werknemer, overzichten van betalingen, verstuurde herinneringen, uitgaven en prestaties en nog veel mee. Naast de standaard rapporten en templates voor facturen, is het met Billings 3 ook mogelijk om zelf uw eigen rapport of factuur layout aan te maken. Ik heb dat ondertussen al even geprobeerd en ben toch tevreden met het resultaat. Het is niet 100% gelijk aan het originele ontwerp, maar het komt toch al aardig in de buurt. Ik hoop dan ook hiervan een kleine tutorial te maken en te publiceren als een nieuwe aflevering van de iTutor PodCast. Deze tutorial (en de vorige tutorials), zijn zoals steeds beschikbaar via de podcast en kan u dus volledig automatisch binnenhalen via iTunes, of download deze aflevering hier. Heeft u opmerkingen of suggesties in verband met de vertalingen, of zelfs in verband met de podcast zelf, dan kan je die altijd als commentaar posten op deze website. Op die manier kunnen ook andere gebruikers eventueel feedback geven en leren we misschien allemaal wel nog iets van elkaar. Verder resteert mij nog jullie het allerbeste voor 2009 toe te wensen. Ik van mijn kant hoop dat de iTutor Podcast nog verder kan uitgroeien, en regelmatiger nieuwe tutorials beschikbaar kan stellen. Groeten, Stefaan Lesage